Guide

Bokningssystem & kalender för hantverkare - så slutar jobben krocka

En komplett genomgång av kalendern i Svensk Offertpartner: roller, påminnelser, återkommande jobb, semester, koppling till offert/faktura - och varför ditt företag är ensamt om att se innehållet.

Roller styr behörighet

Admin kan radera arbetsbokningar. Privata bokningar (semester) kan bara ägaren ta bort.

Påminnelser

Få notis X minuter innan starttid så ingen missar jobbet.

Återkommande

Veckomöte, månatligt servicebesök - RRULE löser repetition.

GDPR-säkert

Bokningstabellen är spärrad för plattformsadmin. Bara ditt företag ser innehållet.

Steg 1 - Bjud in ditt team

Gå till Bjud in kollega och skicka en länk via e-post. Den första som registrerar företaget blir admin; resten läggs till som medlemmar och kan uppgraderas vid behov.

Steg 2 - Skapa första bokningen

Öppna kalendern, klicka på en tidsruta och välj typ:

Jobb - kundbesök, installation, byggjobb. Koppla gärna till befintlig offert.
Möte - internt eller kundmöte.
Semester / ledig - privat. Endast du själv kan ta bort den.
Spärrad tid - t.ex. tandläkare. Räknas som privat.

Steg 3 - Påminnelser & upprepning

Sätt en påminnelse i minuter innan starttid. För återkommande jobb (t.ex. service var fjärde vecka) använd repetitionsfält - systemet skapar instanser åt dig automatiskt.

Steg 4 - Koppla bokning till offert / faktura

När en offert blir godkänd: skapa en bokning direkt från offerten via knappen "Boka i kalender". Bokningen länkas till offerten så hela teamet ser sammanhanget. När jobbet är klart kan samma bokning länkas vidare till fakturan.

Integritet - vem ser vad?

Svensk Offertpartner ser aldrig din kalender

Bokningstabellen är tekniskt spärrad för plattformsadmin via en "admin-safe"-klient. Vi kan se aggregerad statistik (antal företag som använder funktionen, antal bokningar) men aldrig titlar, kunder, adresser eller anteckningar. Verifierat med automatiska tester.

Vanliga frågor

Vem ser mina bokningar i kalendern?

Endast inloggade medlemmar i ditt företagskonto. Plattformsadministratören hos Svensk Offertpartner kan ALDRIG läsa innehållet i bokningar — det är tekniskt spärrat i koden. Endast aggregerad anonym statistik är tillgänglig (antal företag som använder kalendern och antal bokningar totalt).

Vem får ta bort bokningar?

Privata bokningar (ledighet och blockerad tid) kan endast tas bort av den användare som skapat dem — inte ens företagsadmin kan radera en kollegas privata bokning. Arbetsbokningar (jobb och möten) kan tas bort av företagsadmin eller den som skapat bokningen.

Vad betyder de olika statusarna i en bokning?

En bokning kan ha fem statusar: • Planerad — bokningen är inlagd men inte bekräftad med kunden. • Bekräftad — kunden har bekräftat tiden. • Pågår — du eller en kollega arbetar just nu med jobbet. • Utförd — jobbet är klart. När du sätter status till Utförd tänds knappen "Skapa faktura" inne i bokningsdialogen (om bokningen är kopplad till en kund och ingen faktura redan finns). • Avbokad — bokningen är inställd. Den ligger kvar för historik men räknas inte som arbete. Status är manuell — du sätter den själv. Den påverkar inte automatiskt offerter eller fakturor förrän du klickar på "Skapa faktura".

När och hur skapas en faktura från en bokning?

Inne i en bokning visas knappen "Skapa faktura" automatiskt när alla tre villkor är uppfyllda: 1. Status på bokningen är satt till Utförd. 2. Bokningen är kopplad till en kund. 3. Det finns ingen tidigare faktura kopplad till bokningen. Klickar du på knappen skapas ett fakturautkast med kund, adress och referens till bokningen redan ifyllda. Du kompletterar med rader och skickar.

Vad gör knappen "Boka in" inne i en offert?

"Boka in" öppnar kalendern med en ny bokning där titel, kund, adress, kontaktperson och referens till offerten är förifyllda. Du behöver bara välja datum och tid samt eventuella medarbetare — så slipper du skriva in samma uppgifter två gånger.

Skickas påminnelser automatiskt?

Ja, om du anger antal minuter innan starttid skickas en påminnelse via e-post till tilldelade medarbetare. Påminnelser är ett hjälpverktyg — du ansvarar själv för uppföljning av jobben.

Stöds upprepade bokningar (varje vecka eller månad)?

Ja. Du kan ange en upprepningsregel för dagligen, veckovis eller månadsvis, samt välja slutdatum eller antal upprepningar.

Kan jag importera och exportera till Google, Apple eller Outlook?

Ja. Vi stödjer iCalendar-formatet (.ics) som är standard för i stort sett alla kalenderprogram — Google Kalender, Apple Kalender, Outlook och Fortnox bland andra. • Export: Klicka på "Exportera (.ics)" på kalendersidan så laddas en fil med bokningar i den vy du tittar på ner. Filen kan importeras direkt i ditt valda kalenderprogram. • Import: Klicka på "Importera (.ics)" för att läsa in händelser från en fil exporterad från ett annat kalenderprogram. Löpande tvåvägssynkronisering med Google Kalender, Apple Kalender och Outlook är planerad att integreras i framtiden.

Kan jag bjuda in kunder att se eller boka tider?

Idag är kalendern intern för ditt företag. Funktion för publik bokningslänk per medarbetare är planerad att integreras i framtiden.

Vad händer när en bokning kopplas till offert eller faktura?

Bokningen får en länk tillbaka till offerten eller fakturan så att hela teamet ser sammanhanget. Att markera en bokning som Utförd uppdaterar inte automatiskt offert- eller fakturastatus — det måste du göra separat (eller använda "Skapa faktura"-knappen i bokningen).

Fungerar kalendern på mobilen?

Ja. Hela appen är mobilanpassad och kalendern har optimerade dag-, vecka-, månad- och agendavyer för småskärm.

Visar kalendern dygnet runt?

Ja. Dag- och veckovyn täcker hela 24 timmar — eftersom företagare sällan jobbar mellan exakt 07–17. Förhandsvisningen skrollar till kl. 07 vid öppning och du kan skrolla fritt.

Skyddar Svensk Offertpartner kalendern enligt GDPR?

Ja. Tabellerna för bokningar och tilldelningar är spärrade i den admin-säkra Supabase-klienten — plattformsadministratören kan inte ens av misstag läsa dem. Detta verifieras av automatiserade tester. Se Integritetspolicyn avsnitt 4i för full beskrivning.

Kom igång gratis Läs mer om funktionen

Fortsätt med ett verktyg eller en guide som hjälper dig vidare.

Verktyg