Vilket filformat ska jag använda för importen?

CSV UTF-8 (kommaavgränsad). I Excel: Spara som → 'CSV UTF-8 (kommaavgränsad) (*.csv)'. I Google Sheets: Arkiv → Ladda ner → Kommaavgränsade värden (.csv). Andra format som .xlsx eller ANSI-CSV stöds inte fullt ut och svenska tecken kan bli fel.

Vilka kolumner krävs för en lyckad import?

Endast namn (för privatpersoner) eller företagsnamn + organisationsnummer (för företagskunder) är obligatoriskt. Övriga fält som adress, postnummer, ort, e-post, telefon och personnummer är valfria och kan vara tomma.

Måste jag ange personnummer på alla kunder?

Nej. Personnummer krävs bara om du planerar att fakturera ROT- eller RUT-avdrag för den kunden — eftersom Skatteverket kräver det vid utbetalning. För övriga kunder kan fältet vara tomt. Personnummer lagras säkert och visas bara för dig och ditt team.

Vad händer om importfilen har fel?

Vid validering visas en förhandsvisning där felaktiga rader markeras med vad som behöver åtgärdas (t.ex. ogiltigt e-postformat eller fel personnummerlängd). Du kan välja att importera bara de rader som validerar och rätta resten i din fil för en ny import.

Skapas dubbletter om jag importerar samma kund två gånger?

Systemet kollar mot e-post och organisationsnummer för att flagga möjliga dubbletter — du får välja att hoppa över, slå ihop eller skapa nya poster. Säkert att importera om du vill uppdatera information.

Kan andra företag se mina kundkontakter?

Nej. Kundregistret är låst per företag med Row Level Security (RLS) — bara du och dina anslutna teammedlemmar ser era kontakter. Andra företag i tjänsten kan aldrig läsa, lista eller söka i din kunddata.

Importera kundregister från CSV och Excel

Snabbstart i 4 steg

Öppna din kundlista i Excel eller Google Sheets

Lägg rubrikerna på första raden. Varje rad under är en kund. Tomma celler är okej för fält du inte har data för.

Spara som CSV (UTF-8)

I Excel: 'Spara som' → välj 'CSV UTF-8 (kommaavgränsad) (*.csv)'. I Google Sheets: Arkiv → Ladda ner → Kommaavgränsade värden (.csv).

Klicka på 'Importera' i kundregistret

Välj filen. Du får en förhandsgranskning som visar vilka rader som är OK och vilka som har fel.

Bekräfta importen

Endast giltiga rader (med ett namn) importeras. Rader med fel hoppas över — du kan rätta dem och köra importen igen.

Kolumnerna i filen

Rubrikraden styr vart datan hamnar. Endast Namn är obligatoriskt — övriga är valfria. Vi känner igen vanliga synonymer (t.ex. "Mail" = "E-post", "Företag" = "Namn").

Rubrik (kolumnnamn)	Krävs?	Exempel
Kundtyp	Nej	private eller company
Namn	Nej	Anna Andersson (krävs för privatperson)
Företagsnamn	Nej	Bygg AB (krävs för företag)
Org.nr	Nej	556677-8899
E-post	Nej	anna@example.se
Telefon	Nej	070-123 45 67
Kontaktperson	Nej	Erik Eriksson
C/o	Nej	c/o Reception
Gatuadress	Nej	Storgatan 1
Postnummer och ort	Nej	111 22 Stockholm
Anteckningar	Nej	Internt — visas aldrig på offert

Tips: Använd vår exempelmall

Ladda ner mallen, klistra in dina egna uppgifter och spara — då vet du säkert att rubrikerna stämmer.

Så här ska filen se ut

Första raden = rubriker. En kund per rad. Här är ett exempel:

Namn	E-post	Telefon	Gatuadress	Postnummer och ort
Anna Andersson	anna@example.se	070-123 45 67	Storgatan 1	111 22 Stockholm
Bygg AB	info@byggab.se	08-555 123 45	Industrivägen 5	212 34 Malmö

Vanliga fel & lösningar

Å, Ä, Ö visas som konstiga tecken (Ã¥, Ã¤, Ã¶)

Filen är inte sparad i UTF-8. I Excel: välj 'CSV UTF-8 (kommaavgränsad)' när du sparar — inte vanlig 'CSV'.

Hela raden hamnar i en enda kolumn

Excel använder ofta semikolon (;) som standard på svenska datorer. Det är okej — vi känner av det automatiskt. Men kontrollera att rubrikraden ser ut som riktiga kolumner.

'Namn-kolumn saknas'

Första raden måste innehålla en rubrik som heter exakt 'Namn', 'Kund' eller 'Företag'. Stora/små bokstäver spelar ingen roll.

Postnummer och ort kommer separat

Slå ihop dem till en kolumn (t.ex. '111 22 Stockholm') i Excel innan export. Använd formel: =A2 & ' ' & B2.

Vissa rader har 'Ogiltig e-postadress'

E-posten saknar @ eller domän. Lämna fältet tomt om du inte har e-post — det är valfritt.

Dubbletter — samma kund två gånger

Importen kontrollerar inte dubbletter. Rensa listan i Excel innan import (Data → Ta bort dubbletter).

Innan du importerar — GDPR-checklista

Du är personuppgiftsansvarig för kunderna i ditt register — Svensk Offertpartner är personuppgiftsbiträde.
Importera bara uppgifter som du behöver för affärsrelationen (offert, faktura, kontakt).
Spara inga personnummer eller känsliga uppgifter i kundregistret — använd fältet "Anteckningar" varsamt.
Du kan när som helst exportera eller radera kunder från registret — uppfyller rätten till tillgång och radering (Art. 15 & 17).

Läs mer i vår integritetspolicy och våra användarvillkor.