Funktion · Guide
Importera kundregister från CSV/Excel
Flytta över hela kundlistan på minuter - istället för att skriva in varje kund för hand. Den här guiden visar exakt hur filen ska se ut och hur du undviker vanliga fel.
Sammanfattning
Importera hela ditt kundregister från Excel eller annat affärssystem på minuter. Spara som CSV UTF-8 med rätt rubriker så matchas kolumnerna automatiskt - vår exempelmall visar exakt format. Efter import får varje kund automatiskt pipeline-status och tidslinje - du kan logga samtal, mail, möten och anteckningar, och se alla offerter och fakturor på en sida.
- Spara filen som CSV UTF-8 (kommaavgränsad) - annars riskerar svenska tecken (å, ä, ö) att bli fel.
- Första raden ska innehålla rubrikerna; varje rad under är en kund.
- Tomma celler är okej - bara namn (eller företagsnamn + organisationsnummer) krävs.
- Personnummer behövs bara om du ska fakturera ROT/RUT på den kunden.
- Importen körs säkert per företag - bara du och ditt team ser kontakterna (RLS).
Snabbstart i 4 steg
1
Öppna din kundlista i Excel eller Google Sheets
Lägg rubrikerna på första raden. Varje rad under är en kund.
2
Spara som CSV (UTF-8)
I Excel: 'Spara som' → välj 'CSV UTF-8 (kommaavgränsad) (*.csv)'. I Google Sheets: Arkiv → Ladda ner → Kommaavgränsade värden (.csv).
3
Klicka på 'Importera' i kundregistret
Välj filen. Du får en förhandsgranskning som visar vilka rader som är OK och vilka som har fel.
4
Bekräfta importen
Endast giltiga rader (med ett namn) importeras. Rader med fel hoppas över - du kan rätta dem och köra importen igen.
Kolumnerna i filen
Rubrikraden styr vart datan hamnar. Endast Namn är obligatoriskt - övriga är valfria. Vi känner igen vanliga synonymer (t.ex. "Mail" = "E-post", "Företag" = "Namn").
| Rubrik (kolumnnamn) | Krävs? | Exempel |
|---|---|---|
| Kundtyp | Nej | private eller company |
| Namn | Nej | Anna Andersson (krävs för privatperson) |
| Företagsnamn | Nej | Bygg AB (krävs för företag) |
| Org.nr | Nej | 556677-8899 |
| E-post | Nej | anna@example.se |
| Telefon | Nej | 070-123 45 67 |
| Kontaktperson | Nej | Erik Eriksson |
| C/o | Nej | c/o Reception |
| Gatuadress | Nej | Storgatan 1 |
| Postnummer och ort | Nej | 111 22 Stockholm |
| Anteckningar | Nej | Internt — visas aldrig på offert |
Tips: Använd vår exempelmall
Ladda ner mallen, klistra in dina egna uppgifter och spara - då vet du säkert att rubrikerna stämmer.
Så här ska filen se ut
Första raden = rubriker. En kund per rad. Här är ett exempel:
| Namn | E-post | Telefon | Gatuadress | Postnummer och ort |
|---|---|---|---|---|
| Anna Andersson | anna@example.se | 070-123 45 67 | Storgatan 1 | 111 22 Stockholm |
| Bygg AB | info@byggab.se | 08-555 123 45 | Industrivägen 5 | 212 34 Malmö |
Vanliga fel & lösningar
Å, Ä, Ö visas som konstiga tecken (Ã¥, ä, ö)
Filen är inte sparad i UTF-8. I Excel: välj 'CSV UTF-8 (kommaavgränsad)' när du sparar - inte vanlig 'CSV'.
Hela raden hamnar i en enda kolumn
Excel använder ofta semikolon (;) som standard på svenska datorer. Det är okej - vi känner av det automatiskt. Men kontrollera att rubrikraden ser ut som riktiga kolumner.
'Namn-kolumn saknas'
Första raden måste innehålla en rubrik som heter exakt 'Namn', 'Kund' eller 'Företag'. Stora/små bokstäver spelar ingen roll.
Postnummer och ort kommer separat
Slå ihop dem till en kolumn (t.ex. '111 22 Stockholm') i Excel innan export. Använd formel: =A2 & ' ' & B2.
Vissa rader har 'Ogiltig e-postadress'
E-posten saknar @ eller domän. Lämna fältet tomt om du inte har e-post - det är valfritt.
Dubbletter - samma kund två gånger
Importen kontrollerar inte dubbletter. Rensa listan i Excel innan import (Data → Ta bort dubbletter).
Innan du importerar - GDPR-checklista
- Du är personuppgiftsansvarig för kunderna i ditt register - Svensk Offertpartner är personuppgiftsbiträde.
- Importera bara uppgifter som du behöver för affärsrelationen (offert, faktura, kontakt).
- Spara inga personnummer eller känsliga uppgifter i kundregistret - använd fältet "Anteckningar" varsamt.
- Du kan när som helst exportera eller radera kunder från registret - uppfyller rätten till tillgång och radering (Art. 15 & 17).
Läs mer i vår integritetspolicy och våra användarvillkor.
Klar att importera?
Öppna kundregistret och klicka på "Importera" - det tar 30 sekunder.
Skapa konto gratisFortsätt läsa
Vanliga frågor
Vilket filformat ska jag använda för importen?
CSV UTF-8 (kommaavgränsad). I Excel: Spara som → 'CSV UTF-8 (kommaavgränsad) (*.csv)'. I Google Sheets: Arkiv → Ladda ner → Kommaavgränsade värden (.csv). Andra format som .xlsx eller ANSI-CSV stöds inte fullt ut och svenska tecken kan bli fel.
Vilka kolumner krävs för en lyckad import?
Endast namn (för privatpersoner) eller företagsnamn + organisationsnummer (för företagskunder) är obligatoriskt. Övriga fält som adress, postnummer, ort, e-post, telefon och personnummer är valfria och kan vara tomma.
Måste jag ange personnummer på alla kunder?
Nej. Personnummer krävs bara om du planerar att fakturera ROT- eller RUT-avdrag för den kunden - eftersom Skatteverket kräver det vid utbetalning. För övriga kunder kan fältet vara tomt. Personnummer lagras säkert och visas bara för dig och ditt team.
Vad händer om importfilen har fel?
Vid validering visas en förhandsvisning där felaktiga rader markeras med vad som behöver åtgärdas (t.ex. ogiltigt e-postformat eller fel personnummerlängd). Du kan välja att importera bara de rader som validerar och rätta resten i din fil för en ny import.
Skapas dubbletter om jag importerar samma kund två gånger?
Systemet kollar mot e-post och organisationsnummer för att flagga möjliga dubbletter - du får välja att hoppa över, slå ihop eller skapa nya poster. Säkert att importera om du vill uppdatera information.
Kan andra företag se mina kundkontakter?
Nej. Kundregistret är låst per företag med Row Level Security (RLS) - bara du och dina anslutna teammedlemmar ser era kontakter. Andra företag i tjänsten kan aldrig läsa, lista eller söka i din kunddata.
Relaterade verktyg & guider
Fortsätt med ett verktyg eller en guide som hjälper dig vidare.